Créer une entreprise : quels frais les 1ères années ?

Vous souhaitez créer votre entreprise ? Avant de vous lancer, il est fondamental de bien évaluer les différentes charges auxquelles vous allez devoir faire face. Pour vous aider dans votre évaluation, nous vous proposons une liste de ce que vous allez notamment devoir prendre en compte.

Les coûts inhérents à la création de son entreprise varient selon la structure juridique choisie. Pour une comparaison des différentes structures, vous pouvez vous reporter au tableau comparatif des formes sociales. Attention, cette liste et les montants indiqués sont donnés uniquement à titre indicatif. Les besoins peuvent varier de manière importante selon votre situation personnelle.

Les frais au moment de la création

1. Apport initial

1.1 Apport initial en numéraire

Lors de la création d’une société, les associés doivent apporter une certaine somme qui va constituer le « capital social ». Cette somme n’est pas bloquée pendant toute la vie de la société : dès qu’elle a été immatriculée, il est possible de retirer les sommes déposées afin de les utiliser pour rembourser les sommes engagées pour la création et développer l’entreprise (le capital ne constitue donc pas à proprement parler une charge : il permet en fait d’y faire face en constituant la trésorerie initiale de la société). Le montant minimum du capital social est différent selon le type de société.

Dans une SARL ou une EURL, ainsi que dans une SAS, aucun capital minimum n’est exigé. Le capital social peut donc en théorie être de 1 euro seulement dans la SARL, l’EURL ou la SAS. Il faut toutefois éviter de créer une société sous-capitalisée.

Dans une SA, le capital minimum est de 37.000 euros. Toutefois, il est possible de ne verser que 18.500 euros lors de la création de la société et de libérer le solde, en une ou plusieurs fois, au plus tard dans les cinq ans de l’immatriculation de la société au registre du commerce et des sociétés. Dans une entreprise individuelle, le concept de capital social n’existe pas. Aucune somme n’est donc à prévoir à ce titre.

1.2 Apport initial en nature : honoraires du commissaire aux apports

Si, en plus des apports en numéraire, vous souhaitez effectuer des apports en nature, il sera peut être nécessaire de procéder à la nomination d’un commissaire aux apports.

Dans une SARL ou une EURL, les futurs associés peuvent décider à l’unanimité que le recours à un commissaire aux apports n’est pas obligatoire lorsque la valeur d’aucun apport en nature n’excède 7.500 euros et la valeur totale de l’ensemble des apports en nature non soumis à l’évaluation d’un commissaire aux apports n’excède pas la moitié du capital. Dans ce cas, ils prennent l’entière responsabilité de cette évaluation.

Dans une SAS, la société n’est plus tenue de désigner un commissaire aux comptes dès lors qu’elle n’a pas dépassé les chiffres fixés pour deux des trois critères suivants, et ce pendant les deux exercices précédant l’expiration du mandat du commissaire aux comptes : total du bilan supérieur à 1 million d’euros ; montant hors taxe du chiffre d’affaires supérieur à 2 millions d’euros ; nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l’exercice supérieur à 20.

Attention, sont en revanche tenues de désigner au moins un commissaire aux comptes les SAS qui, quelle que soit leur taille, contrôlent une ou plusieurs sociétés ou sont contrôlées par une ou plusieurs sociétés. Cette obligation s’applique également sans condition de taille, si un ou plusieurs associés représentant au moins le dixième du capital demandent son application en justice.

Dans une SA, la nomination d’un commissaire aux apports est obligatoire dès lors qu’un apport en nature est effectué. Dans une entreprise individuelle, le concept de capital social n’existe pas et la question de la nomination d’un commissaire aux apports ne se pose pas.

Si un commissaire aux apports doit être nommé, ses honoraires sont libres et varient en fonction du type et de la valeur du bien apporté. Nous vous recommandons de demander une estimation d’honoraires.

2. Rédaction des statuts

A côté des règles légales définies par le Code de commerce, chaque société doit avoir ses propres « règles du jeu » : celles-ci sont définies dans les statuts. La rédaction des statuts est donc une étape importante à laquelle les futurs associés doivent bien réfléchir.

Vous pouvez confier à un avocat spécialisé en droit des sociétés ou à un expert-comptable la rédaction des statuts de votre société. Un avocat présente l’avantage de vous garantir que les statuts correspondront bien à vos impératifs. Il pourra par ailleurs vous aider au mieux pour les structures complexes et les pactes d’associés.

Faire intervenir un conseil vous permet de choisir un statut adapté à vos choix personnels avec la prise en compte des régimes sociaux et fiscaux. Les honoraires des avocats et experts-comptables sont libres et dépendent du type de société (il est plus compliqué et donc plus coûteux de créer une SAS qu’une SARL) et de la complexité du travail demandé (par exemple s’il est demandé à l’avocat de mener une étude poussée sur la situation des différents associés).

Selon le type de société et la complexité du dossier, les honoraires peuvent être compris entre 900 et 3000 euros TTC.

Nous vous recommandons de demander à votre conseil une estimation d’honoraires. Si vous disposez de suffisamment d’informations et vous en sentez capable, vous pouvez également rédiger vous-même les statuts de votre société, sur la base d’un modèle. Veillez toutefois à utiliser un modèle sérieux et à jour des dernières modifications apportées à la réglementation.

Dans une entreprise individuelle ou dans une EIRL, il n’y a pas de statuts à rédiger. Vous pouvez toutefois vous faire conseiller sur les différents choix qui s’offrent à vous et les démarches à effectuer (les honoraires sont libres, nous vous recommandons de demander à votre conseil une estimation d’honoraires).

3. Formalités

3.1 – Dépôt du dossier auprès du CFE

Les démarches d’immatriculation de votre entreprise doivent être effectuées auprès du Centre de formalités des entreprises (CFE) dont vous dépendez.

Pour immatriculer une société commerciale (SA, SAS, SARL, EURL) auprès de la Chambre de commerce et d’industrie, il vous faut compter une somme d’environ 60 euros. Pour immatriculer une entreprise individuelle ayant une activité commerciale auprès de la Chambre de commerce et d’industrie, il vous faut compter une somme d’environ 34 euros.

Pour immatriculer une entreprise individuelle ayant une activité artisanale auprès de la Chambre de métiers, il vous faut compter une somme d’environ 190 euros.

L’immatriculation d’une entreprise individuelle ayant une activité libérale auprès de l’Urssaf est gratuite.

Cas particuliers : les artistes peuvent bénéficier d’un régime plus souple. Il en est de même des auteurs qui peuvent être rémunérés sous la forme de droits d’auteurs (vous trouverez plus d’informations sur ce statut auprès de l’Agessa).

3.2 – Stage de préparation à l’installation (pour les artisans)

Les artisans doivent suivre, préalablement à leur immatriculation au répertoire des métiers, un stage de préparation à l’installation organisé par la chambre des métiers (l’artisan doit donc disposer d’une attestation de suivi de stage pour pouvoir effectuer son immatriculation). Il existe des dispenses. Ce stage coûte environ 260 €. Ce montant varie en fonction des départements.

Depuis 2008, ce stage peut être remboursé par un fonds d’assurance formation (FAF) des artisans (lorsqu’il n’a pas déjà été pris en charge par un autre fonds de formation). Pour bénéficier de ce remboursement (assez rare en pratique), l’artisan doit procéder à son immatriculation au répertoire des métiers dans un délai de 6 mois courant à compter de la fin du stage obligatoire.

3.3 – Frais de publication d’un avis dans un journal d’annonces légales

Lors de la création d’une société commerciale (SA, SAS, SARL, EURL), un avis de création doit être publié dans un journal d’annonces légales. Le choix du journal d’annonces légales est libre, mais il doit s’agir d’un journal d’annonces légales situé dans le département du siège social. Vous pouvez prévoir une somme comprise entre 160 et 230 euros environ pour une telle publication. Lors de la création d’une entreprise individuelle, aucune publication dans un journal d’annonces légales n’est requise.

4. Les salaires et charges sociales

4.1 – Charges sociales pour le dirigeant de l’entreprise

Selon le statut du dirigeant, l’entreprise pourra être assujettie à des charges sociales. Cela est systématique si dirigeant est rémunéré, mais même si aucune rémunération n’est prévue, il peut y avoir des charges forfaitaires.

Le gérant majoritaire de SARL ou d’EURL est soumis au régime des travailleurs non-salariés. Vous trouverez sur le site du RSI un logiciel permettant de calculer les charges qui seront alors applicables.

Le dirigeant d’une entreprise individuelle est également soumis au régime des travailleurs non-salariés.

Dans chaque cas, vous pourrez vous reporter au site du RSI et au logiciel permettant de calculer les charges qui seront alors applicables. Le président (minoritaire ou majoritaire) de SA ou de SAS et le gérant minoritaire de SARL ou d’EURL sont soumis au régime général des salariés. S’il n’est pas rémunéré, il ne devrait pas y avoir de charges sociales à payer. S’il est rémunéré, les charges sociales seront les charges sociales classiques d’un salarié (voir budget 4.2 ci-dessous) ; toutefois, dans la mesure où le gérant n’est pas couvert par Pôle Emploi, sa rémunération devrait pouvoir échapper aux cotisations correspondantes.

Attention : tout versement non justifié ou toute rémunération non justifiée (comme par exemple une distribution de dividendes qui ne correspondrait pas à ce qui est prévu dans les statuts, ou des versements qui seraient liés à une clause illégale d’un pacte d’associé liant les dividendes au travail de l’associé dans l’entreprise) pourra être considéré par l’Urssaf et les impôts comme un salaire. Pour certaines charges sociales, il existe des exonérations (notamment en cas d’exercice par ailleurs d’une autre activité).

4.2 – Les salaires et charges sociales pour les salariés

Si votre entreprise emploie des salariés, le salaire que vous allez leur verser sera bien évidemment assujetti à des charges sociales (il en va de même de la rémunération versée au gérant minoritaire de SARL ou d’EURL ou président de SA ou de SAS).

Selon les conventions sociales applicables, l’ensemble des cotisations sociales se situe entre 80 et 100 % environ des montants nets perçus (voire plus pour les activités qui ont des caisses de congés payés ou payent la taxe sur les salaires). Il ne faut pas oublier que vos salariés ont des droits à congés payés pour 1/10e de l’année généralement (ils ne sont donc pas productifs toute l’année) et qu’il existe des règles différentes selon les conventions collectives (primes, 13e mois, congés exceptionnels…).

Il est fortement conseillé de faire intervenir un conseil pour tout problème en ce domaine.

5. Les impôts et taxes

5.1 – L’impôt sur les bénéfices

Pour les sociétés (SA, SAS, SARL), les résultats de la société seront imposés à l’impôt sur les sociétés. Son taux est de 15 % ou 33,33 % (le taux de 15 % s’applique aux bénéfices, dans la limite de 38.120 euros par période de 12 mois, réalisés par les sociétés dont le chiffre d’affaires est inférieur à 7 630 000 euros et dont le capital entièrement libéré est détenu pour 75 % au moins par des personnes physiques ou par une société répondant aux mêmes conditions dont le capital est détenu, pour 75 % au moins par des personnes physiques ; la fraction des bénéfices excédant la limite de 38.120 euros est imposée au taux de 33,33 %).

Pour les entreprises individuelles, le régime fiscal applicable dépend de l’activité exercée, des choix faits à la création et du chiffre d’affaires de l’année : Vous trouverez sur le site du RSI un logiciel permettant de calculer l’impôt dû. Pour les EURL, le principe est une imposition sur le revenu (comme pour les entreprises individuelles). Il est toutefois possible d’opter pour l’impôt sur les sociétés.

Selon la loi de modernisation de l’économie (loi n°2008-776 du 4 août 2008), les SA, SAS et SARL peuvent désormais opter pour l’impôt sur le revenu (IR), si elles remplissent les conditions suivantes : exercer à titre principal une activité industrielle, commerciale, artisanale, agricole ou libérale, à l’exclusion de la gestion de son propre patrimoine mobilier ou immobilier, ne pas être cotées en bourse, employer moins de 50 salariés, réaliser un chiffre d’affaires annuel ou un total de bilan inférieur à 10 millions d’euros, être créée depuis moins de 5 ans au moment de l’option, avoir des droits de vote détenus, à hauteur de 50 % au moins, par une ou des personnes physiques, et avoir des droits de vote détenus, à hauteur de 34 % au moins, par une ou plusieurs personnes ayant la qualité de président, directeur général, président du conseil de surveillance, membre du directoire ou gérant.

L’option pour l’IR nécessite l’accord de tous les associés et doit être formulée dans les 3 premiers mois du premier exercice pour lequel elle prend effet. Elle est valable 5 ans, sauf renonciation anticipée. En cas de sortie anticipée, l’option n’est plus possible ultérieurement.

5.2 – La Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

La TVA est un impôt indirect qui frappe toutes les livraisons de biens et les prestations de services visées par le code de la TVA à chacun des stades de la production et de la consommation.

La TVA n’est pas une charge supplémentaire, mais elle a un impact sur le prix des biens ou services proposés par l’entreprise, surtout lorsque ceux-ci sont destinés à des personnes qui ne sont pas elles-mêmes assujetties à TVA (notamment la clientèle de particuliers) et ne pourront donc pas la « récupérer ».

5.3 – La contribution économique territoriale

La contribution économique territoriale (CET) est venue remplacer la taxe professionnelle. Elle se divise en deux impôts distincts qui sont la cotisation foncière des entreprises (CFE) et la contribution sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE).

6. Comptabilité

6.1 – Les honoraires de l’expert-comptable

Si vous ne tenez pas vous-même votre comptabilité, vous devrez faire appel à un expert-comptable. Les honoraires des experts-comptables sont libres. Ils dépendent du volume d’activité de l’entreprise (nombre d’opérations dans l’année), de l’étendue de la mission (tenue, révision, éventuellement social, gestion), nombre d’interventions dans l’année (bilan ou situations régulières). Les honoraires de l’expert-comptable peuvent donc difficilement être évalués sans informations détaillées sur l’entreprise.

Nous vous recommandons de demander à votre expert-comptable une estimation d’honoraires. A titre purement indicatif, vous pouvez considérer pour des entreprises au commencement de leur activité entre 1000 et 12.000 euros par an en BIC et moins en BNC.

6.2 – L’adhésion à un centre ou une association de gestion agréée

Les entreprises individuelles qui relèvent d’un régime réel d’imposition (à l’exception des entreprises qui appliquent le régime de la microentreprise ou le régime déclaratif spécial) peuvent bénéficier d’avantages fiscaux en adhérant à un centre de gestion agréé (commerçants et artisans) ou à une association de gestion agréée (professions libérales). L’adhésion permet en outre à l’entrepreneur d’être aidé dans la gestion de son entreprise. Ces avantages fiscaux sont principalement : – dispense de l’application de la majoration de 25 % à la base d’imposition de leurs revenus, – la possibilité de bénéficier d’une réduction d’impôt sur le revenu au titre des frais occasionnés par la tenue de leur comptabilité et leur adhésion au centre ou à l’association dans la double limite de 915 euros par an et du montant de l’impôt sur le revenu pour une année donnée en 2009, – la déductibilité intégrale du salaire versé au conjoint

Le centre de gestion agréé ou l’association de gestion agréée va en effet contrôler les déclarations effectuées par l’entrepreneur. Comme, ce contrôle par un organisme indépendant réduit les risques de fraude, l’Etat incite les entrepreneurs à adhérer à un centre de gestion agréé.

6.3 – Les honoraires du commissaire aux comptes

Certaines sociétés sont par ailleurs tenues de nommer des commissaires aux comptes. Elles en nomment au minimum deux (un commissaire aux comptes et un suppléant pour le remplacer en cas de défaillance). Il est possible qu’elles soient tenues d’en avoir plus (notamment les sociétés cotées). Pour plus de clarté, nous ne parlerons ci-après que de la nomination du commissaire aux comptes titulaire sans citer le suppléant (tant qu’il n’a pas remplacé le commissaire aux comptes titulaire, le suppléant ne reçoit d’ailleurs pas d’honoraires).

Un commissaire aux comptes doit obligatoirement être nommé dans les SA et dans les SAS qui dépassent, à la clôture de l’exercice, deux des trois seuils suivants (article R. 227-1 du Code de commerce) : total du bilan : 1 million d’euros ; chiffre d’affaires hors taxe : 2 millions d’euros ; nombre moyen de salariés permanents employés au cours de l’exercice : 20.

Dans les SARL et les EURL, la nomination d’un commissaire aux comptes n’est obligatoire qu’en cas de dépassement d’au moins deux des trois seuils suivants : total du bilan supérieur à 1,55 million d’euros ; chiffre d’affaires hors taxes supérieur à 3,1 millions d’euros ; nombre de salariés supérieur à 50. Il est bien sûr possible aux associés (ou à l’associé) dans les SARL et les EURL de nommer un commissaire aux comptes même si ces seuils ne sont pas dépassés. Il n’y a pas de commissaire aux comptes dans les entreprises individuelles. La mission du commissaire aux comptes dépend d’un programme de travail exécuté en un certain nombre d’heures fixé par la loi (décret 69-810 12 août 1969 et 85-665 du 3 juillet 1985). Ce nombre d’heures est réputé être celui nécessaire pour effectuer les diligences requises. Pour tout montant inférieur ou supérieur d’heures, le commissaire aux comptes (ou le client) doit faire une demande justifiée de dérogation auprès du président de la compagnie régionale des commissaires aux comptes.

Le texte n’ayant pas été voté en euros, ce tableau ci-après contient une ligne de conversion supplémentaire.

Art. 120 [Décret n°85-665 du 3 juillet 1985] – Les diligences estimées nécessaires à l’exécution du programme de travail doivent comporter pour un exercice, en fonction du montant du bilan de la personne morale, augmenté du montant des produits d’exploitation et des produits financiers, hors T.V.A., un nombre d’heures de travail normalement compris entre les chiffres suivants 

Le tarif horaire du commissaire aux comptes est libre. A titre indicatif, si on suppose une base TTC de 90 euros, cela ferait 1800 euros pour 20 heures minimum.

7. Assurances

Exercer une activité économique n’est pas sans risques, il est donc très important de souscrire des assurances pour vous protéger. Vous devrez notamment souscrire une assurance responsabilité civile. Mais vous devrez également réfléchir à l’opportunité de souscrire aux assurances complémentaires :

– protection juridique,

– assurance dommages,

– systèmes d’assurance chômage volontaires,

– etc.

Différentes compagnies d’assurance sont susceptibles de vous proposer ces couvertures. A vous de voir celle qui vous convient le mieux.

8. Documentation juridique et tenue des assemblées

Pendant la vie de l’entreprise, une société doit réunir ses associés en assemblée générale au moins une fois dans l’année pour approuver les comptes.

Par ailleurs, tout acte affectant la vie de votre société devra également faire l’objet de formalités (changement de dénomination sociale, augmentation de capital, changement d’adresse, changement d’objet social, etc.).

Pour la rédaction des lettres de convocations et des différents procès-verbaux, vous pouvez faire appel à un avocat (dont les honoraires sont libres) ou les rédiger vous-même sur la base de modèles à jour.

9. Dépenses liées à l’activité

En plus de toutes les charges indiquées ci-dessus, vous devrez bien évidemment inclure dans vos calculs toutes les dépenses liées à l’exercice même de votre activité, notamment (liste non exhaustive) :

• l’achat du matériel et des matières premières ;
• le loyer et les charges locatives ;
• les dépenses d’entretien ;
• les frais bancaires et les charges financières ;
• l’électricité ;
• le téléphone ;
• les frais d’affranchissement ;
• les frais de mission et de réception ;

etc.